เคล็ดลับการทำเอกสาร Quotation แบบมืออาชีพ ขายของได้ต่อเนื่อง
สำหรับนักธุรกิจมือใหม่ ที่ต้องทำใบเสนอราคาให้แก่ลูกค้า แต่ยังไม่แน่ใจว่าต้องมีรายละเอียดอะไรบ้าง และใบเสนอราคามีความสำคัญอย่างไรต่อธุรกิจ วันนี้เรารวบรวมทุกสิ่งที่ต้องรู้เกี่ยวกับการทำเอกสารใบเสนอราคาหรือ Quotation มาให้แล้ว
ใบเสนอราคาคืออะไร ?
ใบเสนอราคา หรือ Quotation คือ เอกสารที่แสดงรายละเอียดทุกอย่างเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการ ไม่ว่าจะเป็นรายการสินค้า ราคาต่อหน่วย เงื่อนไข รายละเอียดการชำระเงิน ไปจนถึงข้อมูลบริษัทของผู้ซื้อและผู้ขายที่จำเป็นเอาไว้อย่างครบถ้วน
ความสำคัญของการทำใบเสนอราคา (Quotation)
การทำใบเสนอราคาเป็นสิ่งที่สำคัญของการทำธุรกิจ เนื่องจากเป็นเอกสารที่ช่วยแสดงรายละเอียดของสินค้าหรือบริการ โดยมีความสำคัญดังนี้
- ช่วยให้ลูกค้าได้พิจารณารายละเอียด และเปรียบเทียบข้อมูลต่าง ๆ เพื่อให้สามารถตัดสินใจเลือกสินค้าได้ตรงตามความต้องการ ทั้งคุณสมบัติของสินค้า และราคา
- ใช้เป็นเอกสารอ้างอิงในการซื้อขายได้ โดยทั้งลูกค้าและธุรกิจสามารถใช้ใบเสนอราคาในการอ้างอิงได้ ดังนั้น หากว่าทั้งสองฝ่ายเซ็นชื่อลงไปในใบเสนอราคาแล้ว ก็เสมือนกับเป็นสัญญาว่ายอมรับรายละเอียดในใบเสนอราคา
- เพิ่มความน่าเชื่อถือให้แก่บริษัท บริษัทหรือธุรกิจที่ออกใบเสนอราคาให้แก่ลูกค้า มักจะได้รับความน่าเชื่อถือมากกว่าบริษัทที่ไม่มีใบเสนอราคา โดยเฉพาะหากเป็นการเจรจาธุรกิจแบบ B2B ใบเสนอราคาจะเพิ่มความเชื่อมั่นให้แก่พาร์ตเนอร์มากขึ้น
รายละเอียดที่ต้องมีในใบเสนอราคา
ใบเสนอราคาที่ดีและมีประสิทธิภาพ ต้องประกอบด้วยรายละเอียดทั้งหมด 3 ส่วน ดังต่อไปนี้
ส่วนของ Header
- โลโก้บริษัทของผู้เสนอราคา
- รายละเอียดของบริษัท ได้แก่ ชื่อบริษัท ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ของทั้งสองฝ่าย
- เลขที่เอกสาร หรือเลขอ้างอิง
- วันที่ออกเอกสาร
ส่วนของรายละเอียดสินค้า
- รายการสินค้าและรหัสสินค้า พร้อมคำอธิบายรายการ
- ราคาต่อหน่วย
- จำนวนที่เสนอขาย
- มูลค่าของสินค้าก่อนคิดภาษี
- หมายเหตุ หรือส่วนลดต่าง ๆ (ถ้ามี)
ส่วนของ Footer
- ช่องอนุมัติของผู้ซื้อ
- ช่องทางการชำระเงิน
- วันสุดท้ายที่ใบเสนอราคาสามารถใช้อ้างอิงได้
วิธีการทำเอกสาร Quotation
การทำใบเสนอราคา หรือ Quatation ไม่ยุ่งยาก สามารถทำเองได้ง่าย แบบ Manual หรือแบบใช้โปรแกรม
แบบ Manual
เหมาะสำหรับผู้ประกอบการหรือธุรกิจที่เพิ่งเริ่มต้น โดยจะออกใบเสนอราคาที่ใช้โปรแกรม Microsoft word, Microsoft Excel หรือบางคนอาจจะใช้ Template สำเร็จรูปอย่าง Canva ในการทำใบเสนอราคา ซึ่งไม่มีรูปแบบที่ตายตัว สามารถจัดรูปแบบได้ตามต้องการ
แบบใช้โปรแกรมระบบบัญชี
เหมาะสำหรับธุรกิจทุกขนาด ที่ต้องทำบัญชีรายรับ-รายจ่ายอย่างละเอียด โดยมีรูปแบบที่เป็นทางการ เพียงแค่กรอกข้อมูลเข้าไป ทุกอย่างจะถูกบันทึกลงในระบบ เมื่อลูกค้าเซ็นอนุมัติและส่งสินค้าเป็นที่เรียบร้อยแล้ว ก็จะสามารถออกใบแจ้งหนี้และใบเสร็จได้อย่างง่ายดาย ซึ่งในส่วนของใบแจ้งหนี้ เมื่อออกเอกสารแล้ว สามารถใช้เป็นเอกสารในการขอสินเชื่อใบแจ้งหนี้ เพื่อนำเงินทุนไปเพิ่มสภาพคล่องได้
เคล็ดลับการทำใบเสนอราคาแบบมืออาชีพ
ในแวดวงธุรกิจ การเปรียบเทียบใบเสนอราคาจากหลายบริษัทถือเป็นเรื่องปกติ ดังนั้นสำหรับผู้ประกอบการที่กำลังเริ่มต้นทำใบเสนอราคา นอกจากรายละเอียดที่ได้กล่าวไปแล้ว เรามีเคล็ดลับง่าย ๆ ในการทำใบเสนอราคา เพื่อเพิ่มโอกาสให้ลูกค้าตัดสินใจมาซื้อสินค้า ดังต่อไปนี้
- ใส่รายละเอียดทุกอย่างให้ครบถ้วน โดยเฉพาะรายละเอียดของสินค้า ราคาต่อหน่วย และภาษีต่าง ๆ เพื่อให้ลูกค้าสามารถทราบรายละเอียด และใช้อ้างอิงในการเปรียบเทียบคุณสมบัติของสินค้าและราคาได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- ตรวจสอบทุกข้อความก่อนจะส่งให้ลูกค้า ทั้งความถูกต้องของชื่อสินค้า ชื่อลูกค้า ตัวสะกดคำถูกผิด ไปจนถึงรายละเอียดของการซื้อขายที่ได้พูดคุยกับลูกค้าเอาไว้ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ราคา ซึ่งอาจจะให้พนักงานที่ประสานกับลูกค้าตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้งก่อนส่ง
- อย่าลืมใส่เงื่อนไขหรือหมายเหตุ ในกรณีที่ให้ส่วนลด หรือเงื่อนไขการจ่ายเงิน หรือระยะเวลาการยืนยันราคา เพื่อให้ลูกค้าตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว และทันเวลา
- ส่งใบเสนอราคาให้เร็วที่สุด สิ่งสำคัญอีกอย่างหนึ่งในการทำใบเสนอราคาแบบมืออาชีพคือ หลังจากพูดคุยรายละเอียดกับลูกค้า ให้ส่งใบเสนอราคาให้เร็วที่สุด ทางที่ดีควรจะส่งให้ภายในวันที่พูดคุยกัน หรือกำหนดวันที่จะส่งให้อย่างชัดเจน เพื่อแสดงถึงความใส่ใจและให้ความสำคัญกับลูกค้า และเพื่อให้มั่นใจว่าเราจะไม่ตกขบวนในการเสนอราคานั่นเอง
หากว่าลูกค้าอนุมัติใบเสนอราคา และส่งสินค้าเรียบร้อยแล้ว สามารถออกใบแจ้งหนี้ และสามารถนำมาขอสินเชื่อใบแจ้งหนี้ หรือสินเชื่อ Factoring จาก Funding Societies ได้เลย สมัครง่าย ไม่ต้องไปที่สาขา ไม่ต้องใช้หลักทรัพย์ในการค้ำประกัน เพื่อเพิ่มสภาพคล่องให้แก่ธุรกิจ
ข้อมูลอ้างอิง
- ตัวอย่างแบบฟอร์มใบเสนอราคา และรายละเอียดที่ต้องมีในเอกสาร. สืบค้นเมื่อวันที่ 3 กรกฎาคม 2567 จาก https://newmain.peakaccount.com/blog/accounting/business-document/quotation-form-and-detail
- ใบเสนอราคา (Quotation) คืออะไร. สืบค้นเมื่อวันที่ 3 กรกฎาคม 2567 จาก https://flowaccount.com/blog/quotaion-basic-knowledge/
