หน้าที่ของเอกสารทางธุรกิจที่ผู้ประกอบการต้องรู้มีอะไรบ้าง ?

ในโลกของธุรกิจที่มีการแข่งขันสูงและซับซ้อนขึ้นเรื่อย ๆ ความรู้เกี่ยวกับเอกสารทางธุรกิจถือเป็นหนึ่งในทักษะสำคัญที่ผู้ประกอบการทุกคนควรมี การเข้าใจถึงความสำคัญและหน้าที่ของเอกสารทางธุรกิจแต่ละประเภท ไม่เพียงแต่จะช่วยให้การดำเนินธุรกิจเป็นไปอย่างราบรื่นเท่านั้น แต่ยังเป็นเกราะป้องกันจากการถูกเอาเปรียบทางธุรกิจอีกด้วย เรียกได้ว่ายิ่งผู้ประกอบการมีความรู้ความเข้าใจในหน้าที่ของเอกสารทางธุรกิจมากเท่าไร โอกาสในการประสบความสำเร็จและการบริหารธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพก็ยิ่งมีมากขึ้นเท่านั้น โดยบทความนี้จะมาอธิบายให้อ่านแบบย่อยง่าย ครบจบที่เดียว ติดตามได้เลย

นิยามของเอกสารทางธุรกิจ

เอกสารทางธุรกิจ คือ เอกสารที่ใช้ในการดำเนินกิจกรรมทางธุรกิจ เพื่อบันทึก สื่อสาร และเป็นหลักฐานในการทำธุรกรรมต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นสัญญา รายงานการเงิน หรือแม้แต่อีเมลธุรกิจ ล้วนจัดเป็นเอกสารทางธุรกิจทั้งสิ้น

หน้าที่ของเอกสารทางธุรกิจคือ การสร้างความชัดเจน ความโปร่งใส และความน่าเชื่อถือในการดำเนินธุรกิจ นอกจากนี้ ยังช่วยในการตัดสินใจ วางแผน และติดตามความก้าวหน้าของธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยเหตุนี้ การมีความรู้เกี่ยวกับเอกสารธุรกิจจึงเป็นทักษะที่ผู้ประกอบการยุคใหม่ควรมี

10 เอกสารธุรกิจพร้อมหน้าที่ในการใช้งานและรายละเอียดต่าง ๆ

ใบเสนอราคา (Quotation)

ใบเสนอราคาเป็นเอกสารที่ผู้ขายส่งให้ลูกค้า เพื่อแจ้งราคาสินค้าหรือบริการ โดยมีรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้า ปริมาณ ราคาต่อหน่วย และราคารวม นอกจากนี้ยังระบุเงื่อนไขการชำระเงิน ไปจนถึงระยะเวลาที่ใบเสนอราคามีผลบังคับใช้ หน้าที่ของเอกสารทางธุรกิจประเภทนี้คือช่วยให้ลูกค้าตัดสินใจซื้อได้ง่ายขึ้น เรียกได้ว่าเป็นจุดเริ่มต้นของการเจรจาต่อรองทางธุรกิจ

ใบสั่งซื้อ (Purchase Order)

ใบสั่งซื้อเป็นเอกสารที่ผู้ซื้อส่งให้ผู้ขาย เพื่อแจ้งความประสงค์ในการสั่งซื้อสินค้าหรือบริการ โดยระบุรายละเอียดของสินค้า จำนวน ราคา และเงื่อนไขการส่งมอบ ดังนั้น จึงสามารถใช้เป็นหลักฐานสำคัญเพื่อยืนยันการสั่งซื้อได้ในกรณีที่ปัญหาในการส่งมอบ

ใบส่งสินค้า/ใบกำกับภาษี (Delivery Note/Tax Invoice)

เป็นเอกสาร 2 in 1 ที่ส่วนแรกใช้ในการยืนยันการส่งมอบสินค้าให้แก่ลูกค้า อีกส่วนหนึ่งเป็นเอกสารที่ออกให้เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการเรียกเก็บภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) โดยระบุรายละเอียดของสินค้า จำนวน ราคา และภาษีมูลค่าเพิ่ม ดังนั้น เอกสารนี้จึงมีความสำคัญทั้งในแง่การจัดส่งสินค้าและการปฏิบัติตามกฎหมายภาษี

ใบรับสินค้า (Goods Receipt)

ใบรับสินค้าเป็นเอกสารที่ออกเพื่อยืนยันการรับสินค้าจากผู้ขาย ซึ่งอาจดูเรียบง่าย แต่มีความสำคัญมากในการป้องกันข้อพิพาทและรักษาความสัมพันธ์ทางธุรกิจ โดยในเอกสารต้องระบุรายการสินค้าที่ได้รับ จำนวน สภาพของสินค้า และวันที่รับสินค้า อย่างครบถ้วน เพื่อสร้างความโปร่งใสในกระบวนการจัดซื้อ

ใบแจ้งหนี้ (Invoice)

ประเภทต่อมาคือใบแจ้งหนี้ ซึ่งผู้ขายออกให้ลูกค้าเพื่อเรียกเก็บเงินค่าสินค้าหรือบริการ โดยระบุรายละเอียดของสินค้า จำนวน ราคา และยอดรวมที่ต้องชำระ รวมถึงวันครบกำหนดชำระเงิน เอกสารนี้มีความสำคัญในการติดตามการชำระเงินและใช้เป็นหลักฐานทางบัญชี

ใบวางบิล (Billing Note)

เอกสารทางธุรกิจประเภทนี้เปรียบเสมือน “Playlist” ของใบแจ้งหนี้ ใช้ในการแจ้งยอดหนี้รวมให้ลูกค้าทราบ โดยรวบรวมใบแจ้งหนี้หลายฉบับเข้าด้วยกัน เพื่อความสะดวกในการชำระเงินครั้งเดียว หน้าที่ของเอกสารทางธุรกิจประเภทนี้คือช่วยลดความซ้ำซ้อนในการชำระเงินและทำให้การจัดการบัญชีลูกหนี้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

ใบเสร็จรับเงิน (Receipt)

เอกสารประเภทนี้ ฝ่ายผู้ซื้อจะออกให้เพื่อยืนยันการรับชำระเงินจากลูกค้า โดยระบุจำนวนเงินที่ได้รับ วันที่รับเงิน และรายละเอียดการชำระเงิน หน้าที่ของเอกสารทางธุรกิจประเภทนี้ใช้เป็นหลักฐานสำคัญในการทำบัญชี รวมถึงใช้อ้างอิงในกรณีที่มีข้อสงสัยเกี่ยวกับการชำระเงิน

ใบลดหนี้ (Credit Note)

ใบลดหนี้เป็นเอกสารที่ออกเพื่อลดยอดหนี้ของลูกค้า อาจเกิดจากการคืนสินค้า การให้ส่วนลด หรือการแก้ไขข้อผิดพลาดในใบแจ้งหนี้ เอกสารนี้ช่วยในการปรับปรุงยอดหนี้ให้ถูกต้อง สร้างความเป็นธรรมให้ลูกค้า 

ใบเพิ่มหนี้ (Debit Note)

ตรงกันข้ามกับใบลดหนี้ เพราะหน้าที่ของเอกสารทางธุรกิจประเภทนี้ใช้ในการยืนยันเพิ่มยอดหนี้ของลูกค้า ซึ่งอาจเกิดจากการคิดค่าบริการเพิ่มเติม หรือแก้ไขข้อผิดพลาดในใบแจ้งหนี้ที่คิดราคาต่ำกว่าความเป็นจริง ดังนั้น การอธิบายเหตุผลของการเพิ่มหนี้อย่างละเอียด ระบุจำนวนเงินที่เพิ่มและยอดหนี้ใหม่อย่างเป็นลายลักษณ์อักษรจะช่วยลดความไม่พอใจของลูกค้าได้

หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (Withholding Tax Certificate)

เอกสารที่สำคัญอย่างยิ่งในฤดูภาษี รวมถึงการวางแผนทางการเงิน เพราะหน้าที่ของเอกสารทางธุรกิจประเภทนี้นอกจากเป็นหลักฐานสำคัญทางภาษีแล้ว ยังเป็นเครื่องมือในการวางแผนภาษีที่มีประสิทธิภาพสำหรับทั้งผู้จ่ายและผู้รับเงิน ดังนั้น ควรระบุจำนวนเงินที่จ่าย ประเภทของเงินได้ และจำนวนภาษีที่ถูกหัก โดยละเอียดถี่ถ้วน เพื่อช่วยให้การยื่นภาษีเป็นไปอย่างราบรื่น

 

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับเอกสารทางธุรกิจ

เอกสารใดบ้างที่จำเป็นต้องใช้ในธุรกิจขนาดเล็ก หรือ SME ?

สำหรับธุรกิจ SME เอกสารพื้นฐานที่ควรมีดังต่อไปนี้

• ใบเสนอราคา (Quotation)
• ใบสั่งซื้อ (Purchase Order)
• ใบแจ้งหนี้ (Invoice)
• ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี (Delivery Note/Tax Invoice)
• ใบเสร็จรับเงิน (Receipt)

หน้าที่ของเอกสารทางธุรกิจเหล่านี้ช่วยในการบริหารการเงิน การจัดการสต็อก และการปฏิบัติตามกฎหมายภาษี นอกจากนี้ ยังมีเอกสารอื่น ๆ ที่อาจจำเป็นขึ้นอยู่กับลักษณะธุรกิจแต่ละประเภท

สามารถใช้เอกสารทางธุรกิจในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้หรือไม่ ?

ได้แน่นอน ! ในยุคดิจิทัล การใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไม่เพียงแต่เป็นที่ยอมรับ แต่ยังเป็นวิธีที่แนะนำสำหรับธุรกิจสมัยใหม่ โดยประเทศไทยมีพระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ที่รองรับการใช้เอกสารในรูปแบบนี้เรียบร้อยแล้ว

หากทำเอกสารสูญหาย จะมีผลกระทบอย่างไรและควรทำอย่างไร ?

การสูญหายของเอกสารทางธุรกิจสามารถส่งผลกระทบทั้งปัญหาด้านการเงิน ภาษี ข้อพิพาททางกฎหมาย และการสูญเสียความน่าเชื่อถือ ดังนั้น ถ้าเกิดเหตุการณ์เช่นนี้ สิ่งแรกที่ควรทำคือแจ้งผู้เกี่ยวข้องทันที จากนั้นพยายามสร้างเอกสารทดแทนโดยติดต่อคู่ค้าหรือลูกค้า ในกรณีที่จำเป็น อาจต้องปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายหรือบัญชี เพื่อให้มั่นใจว่าปัญหานี้จะไม่เป็นข้อพิพาทในระยะยาว

มองหาสินเชื่อเพื่อธุรกิจรายย่อย ต้องที่ Funding Societies

นอกจากการรู้หน้าที่ของเอกสารทางธุรกิจอย่างครบถ้วนแล้ว อีกหนึ่งสิ่งที่ผู้ประกอบการ โดยเฉพาะธุรกิจรายย่อย หรือ SME ควรมีเพื่อดำเนินธุรกิจได้อย่างคล่องตัวแม้สายป่านจะไม่ยาวก็คือ “สินเชื่อระยะสั้นสำหรับธุรกิจ SME” ที่เชื่อถือได้ โดย Funding Societies พร้อมนำเสนอสินเชื่อดิจิทัล SME ที่ออกแบบมาเพื่อธุรกิจที่ต้องการขยายกิจการ หรือเพิ่มสภาพคล่อง หรือใช้จ่ายในยามฉุกเฉิน สามารถกู้สินเชื่อเพื่อธุรกิจโดยไม่ต้องใช้หลักทรัพย์ค้ำประกันในการยื่นขอสินเชื่อ มีระยะเวลาผ่อนชำระสูงสุดถึง 24 เดือน ดาวน์โหลดแอปฯ Funding Societiesได้ฟรีทั้งระบบ iOS และ Android

ข้อมูลอ้างอิง

• 10 types of documents every business needs. สืบค้นเมื่อวันที่ 1 กรกฎาคม2567 จาก https://oneflow.com/uk/blog/documents-every-business-needs/