รู้หรือไม่ ? ใบ PO ใช้ทำอะไรได้มากกว่าที่คิด

ในการทำธุรกิจยุคปัจจุบัน เพื่อเป็นการยืนยันว่าเราดำเนินกิจการด้วยความโปร่งใส สามารถตรวจสอบได้ทุกขั้นตอน จึงจำเป็นต้องมีการใช้เอกสารเป็นหลักฐานมากมาย และใบ PO ก็คือหนึ่งในเอกสารสำคัญที่ผู้ประกอบการไม่ควรมองข้าม เพราะมีบทบาทสำคัญในการซื้อขาย อีกทั้งยังใช้เป็นหลักฐานในกรณีที่เกิดข้อพิพาททางกฎหมายได้อีกด้วย

PO (Purchase Order) หรือใบสั่งซื้อ คือเอกสารทางธุรกิจที่ผู้ซื้อออกให้ผู้ขายเพื่อยืนยันรายละเอียดการสั่งซื้อสินค้าหรือบริการอย่างเป็นทางการ การมี PO ช่วยให้ธุรกิจมีหลักฐานที่ชัดเจน ป้องกันความเข้าใจผิด และบริหารการจัดซื้อได้อย่างโปร่งใสมากขึ้น

PO คืออะไร

PO คือ เอกสารที่ผู้ซื้อออกให้กับผู้ขาย เพื่อสั่งซื้อสินค้าหรือบริการที่ได้ตกลงกันไว้ในเงื่อนไขที่ชัดเจน โดยใบ PO จะมีข้อมูลสำคัญ เช่น ชื่อผู้ซื้อ ชื่อผู้ขาย รายละเอียดสินค้าที่ต้องการซื้อ ปริมาณ ราคา และวันที่ต้องการรับสินค้า หรือบริการ ซึ่งใบ PO นี้จะเป็นเครื่องมือหลักในการทำธุรกรรมทางการเงินและการติดตามคำสั่งซื้อในภายหลัง

ทำไมธุรกิจต้องใช้ PO

การใช้ PO คือ จะช่วยให้ธุรกิจสามารถควบคุมและจัดการกับคำสั่งซื้อได้อย่างมีระเบียบ โดยเฉพาะในกรณีที่บริษัทต้องทำการสั่งซื้อสินค้าหรือบริการในจำนวนมาก หรือมีการชำระเงินล่าช้า การใช้ใบ PO จะช่วยยืนยันข้อตกลงทั้งสองฝ่ายและลดข้อผิดพลาดหรือการขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยให้การตรวจสอบและติดตามคำสั่งซื้อทำได้สะดวกและง่ายดาย

ใบ PO คืออะไร ?

ใบ PO (Purchase Order) หรือที่เรียกกันโดยทั่วไปว่า ใบสั่งซื้อ คือเอกสารข้อตกลงระหว่างผู้ซื้อและผู้ขายสินค้าว่าจะทำการซื้อขายกัน พร้อมระบุรายละเอียดสินค้า บริการ และเงื่อนไขอื่น ๆ ไว้อย่างครบถ้วน โดยใบ PO จะออกโดยฝ่ายจัดซื้อของบริษัทผู้ซื้อสินค้า เพื่อแจ้งให้ทราบว่าฝ่ายผู้ซื้อต้องการสินค้าหรือบริการอะไรบ้าง รวมทั้งมีเงื่อนไขอื่น ๆ ที่ตกลงกันไว้หรือไม่ ดังนั้น กรณีเกิดปัญหาหรือข้อพิพาทในการซื้อ-ขาย ใบ PO ก็คือหลักฐานชิ้นสำคัญที่จะช่วยคลี่คลายปัญหาได้เช่นกัน

องค์ประกอบสำคัญของใบ PO

สำหรับองค์ประกอบสำคัญที่ต้องระบุไว้ในใบ PO เพื่อให้เอกสารสมบูรณ์และมีผลทางกฎหมายนั้น ได้แก่

1. ข้อมูลของบริษัทผู้ซื้อและผู้ขาย ประกอบไปด้วย ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของทั้งสองฝ่าย
2. หมายเลขใบ PO เพื่อใช้อ้างอิงและติดตาม โดยจะมีหลักเกณฑ์อย่างไร ก็ขึ้นอยู่กับบริษัทที่ออกใบ PO เป็นผู้กำหนด
3. รายละเอียดสินค้าหรือบริการที่ชัดเจน เช่น จำนวน รูปแบบ สี ขนาด ประเภท ปริมาณ หรือคุณสมบัติอื่น ๆ ขึ้นอยู่กับประเภทของสินค้า
4. ราคาต่อหน่วย ราคารวมแต่ละประเภท และราคาทั้งหมดที่ต้องชำระ
5. กำหนดการชำระเงินและวิธีการชำระเงิน เช่น เงินสด บัตรเครดิต หรือระบุว่าให้เครดิตกี่วัน รวมถึงเงื่อนไขการชำระเงินด้านอื่น ๆ
6. วันสั่งซื้อและวันที่กำหนดให้ส่งมอบสินค้า
7. เงื่อนไขอื่น ๆ ที่ผู้ซื้อและผู้ขายตกลงร่วมกัน

ความสำคัญของใบ PO

รู้จักความหมายและองค์ประกอบของใบ PO ไปแล้ว เชื่อว่าอีกหนึ่งคำถามสำคัญที่หลายคนมักสงสัย ก็คือ ใบ PO ใช้ทำอะไรบ้าง ต้องบอกว่าใบ PO เป็นเอกสารที่มีประโยชน์มากกว่าที่คิด เพราะมีความสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจ ดังนี้

1. ใช้กำหนดรายละเอียดการซื้อ-ขาย

ความสำคัญข้อแรกของใบ PO คือใช้กำหนดรายละเอียดในการซื้อและการขายสินค้า ระบุว่าผู้ซื้อต้องการซื้อสินค้าประเภทไหน มีคุณสมบัติอย่างไร เพื่อให้ง่ายต่อการตรวจเช็ก การชำระเงิน และป้องกันความผิดพลาด ทำให้การซื้อ-ขายเป็นไปอย่างราบรื่น

2. ใช้ติดตามสินค้า ตามที่ระบุไว้ในใบสั่งซื้อ

เพื่อป้องกันปัญหาได้รับสินค้าล่าช้า ใบ PO จะช่วยให้คุณสามารถติดตามสินค้าที่ระบุได้สะดวก เพราะนอกจากจะมีรายละเอียดการซื้อ-ขายแล้ว ยังระบุวันที่จะได้รับสินค้าเอาไว้ด้วย เพิ่มความมั่นใจว่าจะได้รับสินค้าตรงเวลาแน่นอน

3. ใช้เป็นหลักฐานทางกฎหมายในกรณีเกิดข้อพิพาท

อีกหนึ่งกรณีที่ใบ PO จะมีบทบาทมากเป็นพิเศษ คือกรณีที่เกิดข้อพิพาทในการซื้อ-ขาย เช่น ผู้ขายส่งของไม่ครบ สินค้าที่ได้รับไม่ได้มาตรฐานตามที่ตกลงกันไว้ เพราะใบ PO ที่มีองค์ประกอบครบถ้วน สามารถใช้เป็นหลักฐานทางกฎหมายเพื่อโต้แย้งในชั้นศาลได้

4. นำมาขอสินเชื่อใบ PO เพื่อเพิ่มเงินทุนหมุนเวียนในการทำธุรกิจได้

สุดท้าย ผู้ขายสามารถนำใบ PO จากลูกค้ามาเป็นหลักฐานในการขอสินเชื่อ เพื่อลดภาระด้านเงินทุนหมุนเวียนในการทำธุรกิจได้ ซึ่งสินเชื่อประเภทนี้ เรียกอีกอย่างหนึ่งว่าสินเชื่อใบสั่งซื้อ โดยสถาบันการเงินจะช่วยชำระค่าวัตถุดิบให้ก่อน ทำให้กระบวนการผลิตสินค้าและส่งมอบสินค้าให้แก่ลูกค้าเป็นไปอย่างราบรื่น

สรุปความแตกต่างระหว่างใบ PO และใบ PR

นอกเหนือจากใบ PO แล้ว ในการซื้อ-ขายยังมีเอกสารอีกอย่างหนึ่งที่สำคัญไม่แพ้กัน คือใบ PR ซึ่งหลายคนอาจจะสับสนว่าเอกสารทั้งสองประเภทนี้เหมือนหรือแตกต่างกันอย่างไร เพื่อสร้างความเข้าใจที่ถูกต้อง เราจึงขอสรุปความแตกต่างระหว่างใบ PO และใบ PR ไว้ให้ในบทความนี้

ความหมายของใบ PR

ใบ PR ย่อมาจาก Purchase Requisition ชื่อภาษาไทยคือ ใบขอซื้อ เป็นเอกสารที่ใช้กันภายในองค์กร โดยพนักงานในองค์กรต้องเป็นผู้ออกใบ PR ให้แก่ฝ่ายจัดซื้อ เพื่อดำเนินการซื้อสิ่งของที่ต้องการเข้ามาในบริษัท หากใบ PR ได้รับการอนุมัติ ฝ่ายจัดซื้อจึงจะออกใบ PO ให้แก่ผู้ขายสินค้าเพื่อดำเนินการซื้อ-ขายต่อไป

ความแตกต่างระหว่างใบ PO และใบ PR

หัวข้อ	ใบ PO	ใบ PR
1. ความหมาย	ใบ PO (Purchase Order) คือใบสั่งซื้อที่ฝ่ายจัดซื้อออกให้บริษัทผู้ขายสินค้า เพื่อระบุรายละเอียดสินค้าที่ต้องการสั่งซื้อ	ใบ PR (Purchase Requisition) คือใบขอซื้อที่พนักงานในองค์กรทำเรื่องขอไปยังฝ่ายจัดซื้อ เพื่อขอซื้อสินค้าที่จำเป็นในการดำเนินงาน
2. ความสำคัญและการใช้งาน	ใช้เพื่อสั่งซื้อสินค้าตามรายละเอียดที่ระบุไว้ในใบ PR โดยต้องได้รับการอนุมัติจากผู้มีอำนาจลงนามของบริษัทก่อน จึงจะส่งไปยังผู้ขายได้	ใช้เป็นคำร้องในการขอสั่งซื้อสินค้าที่จำเป็น เพื่อให้ผู้มีอำนาจของบริษัทพิจารณาและอนุมัติ จากนั้นจึงส่งเรื่องให้ฝ่ายจัดซื้อทำการสั่งซื้อสินค้า
3. รายละเอียดที่ระบุในเอกสาร	ข้อมูลของผู้ซื้อและผู้ขาย รายละเอียดสินค้า กำหนดการชำระเงินและส่งมอบสินค้า และเงื่อนไขอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง	เบื้องต้นต้องมีรายละเอียดสินค้าที่ต้องการ และเหตุผลที่ต้องการสั่งซื้อ เพื่อให้ผู้มีอำนาจพิจารณาว่าควรอนุมัติหรือไม่

หากคุณเป็นผู้ประกอบการที่มีใบ PO เป็นหลักฐานการสั่งซื้อของลูกค้า สามารถนำมาขอสินเชื่อเพื่อการนำเข้า กับ Funding Societies เพื่อเพิ่มเงินทุนหมุนเวียนในการทำธุรกิจและมีเงินเพียงพอสำหรับการจ่ายค่าสินค้าล่วงหน้า โดยไม่ต้องใช้หลักทรัพย์ค้ำประกัน ให้วงเงินสูงสุดถึง 30 ล้านบาท สามารถใช้ใบ PO หลายใบพร้อมกันได้ ให้คุณมีเงินทุนไปหมุนก่อนแล้วค่อยชำระคืนหลังครบ 4 เดือน สนใจขอสินเชื่อเพื่อการนำเข้า หรือสินเชื่ออื่น ๆ สำหรับผู้ประกอบการ ลงทะเบียนรับคำปรึกษาได้ที่เว็บไซต์ของเรา