ใบแจ้งหนี้&ใบวางบิล เอกสารสำคัญ ใช้แจ้งค่าใช้จ่ายและชำระเงิน

การแจ้งหนี้และการวางบิล ฟังผิวเผินอาจจะดูเหมือนกันหรือเป็นสิ่งเดียวกัน แต่แท้จริงแล้ว ธุรกรรมทั้ง 2 ประเภทนี้มีความแตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง ทำให้เอกสารที่ต้องใช้ หรือที่เรียกว่า ใบแจ้งหนี้ (Invoice) และใบวางบิล (Billing Note) มีความแตกต่างกันตามไปด้วย ในฐานะผู้ประกอบการ หากไม่อยากพลาดโอกาสในการรับเงินและจ่ายเงินจากคู่ค้าหรือลูกค้า และสร้างภาพลักษณ์การเป็นองค์กรที่ทำงานแบบมืออาชีพ มีเอกสารยืนยัน เชื่อถือได้ ลดข้อพิพาททางกฎหมายที่อาจเกิดขึ้นในภายหลัง มารู้จักความหมายและรายละเอียดของเอกสารทั้ง 2 ประเภทนี้กัน

ใบแจ้งหนี้ (Invoice) เอกสารแจกแจงรายละเอียดค่าใช้จ่ายหลังจบงาน

ใบแจ้งหนี้ (Invoice) เป็นเอกสารที่ผู้ขายหรือผู้ให้บริการออกให้แก่ลูกค้า เพื่อเรียกเก็บเงินค่าสินค้าหรือบริการ โดยมีรายละเอียดเกี่ยวกับสิ่งที่ขาย ราคาต่อหน่วย จำนวน และยอดรวมระบุเอาไว้อย่างครบถ้วน

ความสำคัญของใบแจ้งหนี้

• ใช้เป็นหลักฐานในการเรียกเก็บเงิน
• ช่วยให้การทำบัญชีและภาษีของธุรกิจโปร่งใส
• ลดความเสี่ยงของข้อพิพาททางกฎหมาย
• สร้างความน่าเชื่อถือและเป็นมืออาชีพในการทำธุรกิจ

ใบวางบิล (Billing Note) เอกสารรวมทุกค่าใช้จ่าย ออกเมื่อถึงเวลาชำระเงิน

ใบวางบิล (Billing Note) เป็นเอกสารที่ออกเมื่อถึงกำหนดชำระเงิน โดยรวมข้อมูลจากใบแจ้งหนี้หลายใบเข้าด้วยกัน เพื่ออำนวยความสะดวกในการติดตามและตรวจสอบยอดค้างชำระ

ความสำคัญของใบวางบิล

• ช่วยให้ทั้งผู้ซื้อและผู้ขายมีข้อมูลตรงกันเกี่ยวกับยอดเงินที่ต้องชำระ
• ลดความซับซ้อนของการติดตามการชำระเงิน
• ส่งเสริมภาพลักษณ์ความเป็นมืออาชีพ
• ช่วยให้ธุรกิจบริหารเงินสดได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

รายละเอียดที่ต้องมีในใบแจ้งหนี้และใบวางบิล

จากความหมายและความสำคัญข้างต้น สะท้อนให้เห็นว่าใบแจ้งหนี้ (Invoice) และใบวางบิล (Billing Note) เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้การรับ-จ่ายเงินดำเนินไปอย่างราบรื่น หลายครั้งที่ธุรกิจ SME ต้องเจอปัญหาไม่ได้รับเงินตามกำหนด หรือมีข้อขัดแย้งกับคู่ค้า ทั้งหมดนี้มักเกิดจากการออกเอกสารที่ไม่ถูกต้องหรือไม่ครบถ้วน ดังนั้น ก่อนจะออกหรือรับเอกสารทุกครั้ง อย่าลืมตรวจเช็กให้ดีว่าเอกสารระบุข้อมูลเหล่านี้เอาไว้ครบถ้วนหรือไม่ เพื่อป้องกันปัญหาที่อาจเกิดตามมาในอนาคต

• ข้อมูลของผู้แจ้งหนี้ หรือผู้วางบิล :

• • • ชื่อบริษัทหรือชื่อผู้ประกอบการ
    • ที่อยู่ที่สามารถติดต่อได้
    • เลขที่ผู้เสียภาษี (Tax ID)
    • หมายเลขโทรศัพท์และอีเมลที่สามารถติดต่อได้

• ข้อมูลของลูกค้า :

• • • ชื่อบริษัทหรือชื่อบุคคลที่ต้องชำระเงิน
    • ที่อยู่ที่สามารถติดต่อได้
    • เลขที่ผู้เสียภาษี (Tax ID)
    • หมายเลขโทรศัพท์และอีเมลที่สามารถติดต่อได้

• รายละเอียดสินค้าหรือบริการ :

• • • ชื่อสินค้าหรือบริการที่ให้
    • จำนวนหรือปริมาณ
    • ราคาต่อหน่วย
    • ยอดรวมแยกตามรายการ

• วันที่และเลขที่เอกสาร :

• • • วันที่ออกเอกสารเพื่ออ้างอิงการทำธุรกรรม
    • เลขที่เอกสารเพื่อการตรวจสอบย้อนหลัง

• เงื่อนไขการชำระเงิน :

• • ระบุวันครบกำหนดชำระเงินอย่างชัดเจน
  • วิธีการชำระเงิน เช่น โอนผ่านบัญชีธนาคาร บัตรเครดิต หรือเงินสด
  • ค่าปรับหรือดอกเบี้ย กรณีชำระเงินล่าช้า

ข้อควรระวังในการรับหรือออกใบแจ้งหนี้และใบวางบิล

การรับหรือออกเอกสารโดยไม่มีการตรวจสอบอาจนำไปสู่ปัญหาใหญ่ เช่น ข้อพิพาทเรื่องยอดเงิน หรือการไม่ได้รับเงินตามกำหนด เพื่อลดความเสี่ยง นี่คือข้อควรระวังที่ควรตรวจสอบอย่างถี่ถ้วนทุกครั้งก่อนรับหรือออกใบแจ้งหนี้และใบวางบิล

1. ตรวจสอบรายละเอียดเอกสาร

ควรตรวจสอบเลขที่เอกสารหรือหมายเลขใบแจ้งหนี้ วันที่ เลขที่ผู้เสียภาษี และยอดเงินให้ตรงกันทั้งผู้ส่งและผู้รับ รวมถึงรายละเอียดสินค้าหรือบริการที่สอดคล้องกับการส่งมอบจริงด้วย

2. ระบุเงื่อนไขการชำระเงินชัดเจน

ไม่ว่าจะอยู่ในฐานะผู้ซื้อหรือผู้ขาย ต้องตกลงเงื่อนไขการชำระเงินกับคู่ค้าให้เรียบร้อย และระบุเงื่อนไขลงบนเอกสารให้ชัดเจน เช่น วันครบกำหนด ส่วนลด หรือค่าปรับ เพื่อป้องกันความเข้าใจผิดในภายหลัง

3. เก็บรักษาเอกสารต้นฉบับไว้อย่างปลอดภัย

ภายหลังการดำเนินการชำระเงินเสร็จ ควรจัดเก็บเอกสารต้นฉบับเอาไว้ก่อน จะเก็บในรูปแบบดิจิทัลหรือกระดาษในสถานที่ปลอดภัยก็ได้เช่นกัน เพื่อใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงในอนาคต

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ (Invoice) และใบวางบิล (Billing Note)

1. ใบแจ้งหนี้และใบวางบิลต่างกันอย่างไร ?

ใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารเรียกเก็บเงินหลังส่งมอบสินค้าหรือบริการ ส่วนใบวางบิลคือเอกสารสรุปยอดที่ต้องชำระเมื่อถึงกำหนด

2. จะทำอย่างไรให้เอกสารทั้งสองประเภทมีผลตามกฎหมาย ?

หากต้องการให้เอกสารมีผลทางกฎหมาย ต้องระบุข้อมูลให้ครบถ้วน เช่น เลขที่ผู้เสียภาษี รายละเอียดสินค้า เงื่อนไขการชำระเงิน และข้อมูลของผู้ซื้อและผู้ขาย พร้อมเซ็นชื่อกำกับในเอกสารด้วย

3. หากมีใบแจ้งหนี้แล้ว จำเป็นต้องออกใบวางบิลหรือไม่ ?

ไม่จำเป็นเสมอไป แต่การมีใบวางบิลจะช่วยให้การติดตามการชำระเงินสะดวกขึ้น โดยเฉพาะเมื่อมีใบแจ้งหนี้หลายใบ

4. ทำไมต้องระบุเงื่อนไขการชำระเงินในเอกสาร ?

เพื่อเป็นหลักฐานยืนยันข้อตกลงระหว่างคู่สัญญา ป้องกันความเข้าใจผิดที่จะนำไปสู่ความขัดแย้งและข้อพิพาททางกฎหมายในภายหลัง

สำหรับผู้ประกอบการที่อยากต่อยอดธุรกิจให้เติบโตด้วยใบแจ้งหนี้ ไม่ใช่เรื่องยากอย่างที่คิด เพียงแค่คุณมีใบแจ้งหนี้จาก Supplier และมีประวัติซื้อขายกันมาแล้วอย่างน้อย 6 เดือน มีงบการเงินที่ตรวจสอบได้ 1 ปีขึ้นไป และมีรายได้ต่อปีมากกว่า 5 ล้านบาท ก็สามารถนำใบแจ้งหนี้มาขอสินเชื่อ PO Express สินเชื่อเงินด่วนอนุมัติเร็วโดย Funding Societies ผู้ให้บริการสินเชื่ออนุมัติไวสำหรับผู้ประกอบการ SME ให้วงเงินสูงสุดถึง 500,000 บาท ผ่อนชำระนานสูงสุด 12 เดือน ศึกษาเอกสารที่ต้องเตรียม ลงทะเบียนผ่านเว็บไซต์ แล้วรอเจ้าหน้าที่ของเราติดต่อกลับได้เลย

ข้อมูลอ้างอิง 

• ตัวอย่างใบแจ้งหนี้ (Invoice) และใบวางบิล (Billing Note). สืบค้นวันที่ 2 มกราคม 2568 จาก https://www.peakaccount.com/blog/accounting/gen-acct/accounting-example-invoice-billing-note
• ใบแจ้งหนี้ หรือ Invoice ต้องตรวจสอบอะไรบ้าง?. สืบค้นวันที่ 2 มกราคม 2568 จาก https://www.dittothailand.com/dittonews/what-section-of-the-invoice-should-be-checked/