รู้จัก Invoice, Bill และ Receipt ในการทำธุรกิจ

ALT IMG Tag: [ผู้หญิงกำลังตรวจสอบเอกสารอย่างใบแจ้งหนี้ (Invoice) ใบเรียกเก็บเงิน และใบเสร็จ]

ในการทำธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือใหญ่ เอกสารทางบัญชีมีความสำคัญอย่างยิ่งยวด และแต่ละประเภทก็มีหน้าที่ที่แตกต่างกันออกไป สำหรับคนที่เพิ่งเริ่มทำธุรกิจใหม่ ๆ อาจจะยังสับสนว่า ใบแจ้งหนี้ (Invoice) ใบเรียกเก็บเงินหรือใบวางบิล (Bill) และใบเสร็จรับเงิน (Receipt) แตกต่างกันอย่างไร ในบทความนี้มีคำตอบ

ใบแจ้งหนี้ (Invoice) คืออะไร ?

ใบแจ้งหนี้ หรือ Invoice คือ เอกสารทางการค้าที่ผู้ประกอบการออกให้แก่ลูกค้า โดยภายในใบแจ้งหนี้มีรายละเอียดของสินค้าและบริการที่ลูกค้าต้องการซื้อ ราคาต่อหน่วย จำนวนที่ซื้อขาย และยังมีรายละเอียดของทั้งผู้ซื้อและผู้ขายอยู่ในเอกสารด้วย  

วัตถุประสงค์ของใบแจ้งหนี้ (Invoice) มีขึ้นเพื่อแจ้งให้ผู้ซื้อทราบรายละเอียดของสินค้าและบริการ ราคา ยอดเงินที่ต้องชำระ เงื่อนไขต่าง ๆ ที่ต้องแจ้งให้ทราบ โดยจะใช้เป็นหลักฐานในการเรียกเก็บและชำระเงิน นอกจากนี้ ยังสามารถใช้ใบแจ้งหนี้ที่มีลายเซ็นของทั้งสองฝ่ายไปใช้ในการขอสินเชื่อได้อีกด้วย 

ด้วยเหตุนี้ ใบแจ้งหนี้ (Invoice) จึงเป็นเอกสารทางบัญชีที่มีความสำคัญ นอกจากจะช่วยสร้างความเข้าใจในรายละเอียดของสินค้าและบริการแล้ว ยังเป็นหลักฐานสำคัญในการซื้อขายสินค้าและบริการ

ข้อมูลสำคัญที่ควรใส่ในใบแจ้งหนี้ (Invoice) 

• วันที่ออกใบแจ้งหนี้
• เลขที่ 
• ชื่อและที่อยู่ของผู้ขาย
• ชื่อและที่อยู่ของผู้ซื้อ 
• รายละเอียดของสินค้าและบริการ
• ราคาต่อหน่วย
• จำนวนของสินค้าและบริการ
• ยอดรวม
• ภาษีมูลค่าเพิ่ม และภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ถ้ามี) 
• ยอดเงินสุทธิที่ต้องชำระ 
• ช่องทางการชำระเงิน 
• วันครบกำหนดชำระ หรือเครดิตเทอม

ใบเรียกเก็บเงินหรือใบวางบิล (Bill) คืออะไร ?

  ใบเรียกเก็บเงิน หรือใบวางบิล (Bill) เป็นเอกสารที่ใช้สำหรับการเรียกเก็บเงิน โดยจะเป็นเอกสารที่ออกหลังจากที่ลูกค้าได้รับสินค้าและบริการเป็นที่เรียบร้อยแล้ว วัตถุประสงค์ของใบเรียกเก็บเงิน คือ แจ้งยอดเงินที่ต้องชำระ และใช้เพื่อการติดตามหนี้สินจากลูกหนี้การค้าให้ชำระเงินตรงตามกำหนดเวลาที่ระบุเอาไว้

หลายคนอาจจะสับสนระหว่าง ใบแจ้งหนี้ (Invoice) และใบเรียกเก็บเงิน (ฺBill) แม้ว่าจะฟังดูคล้ายกัน แต่สองอย่างนี้มีความแตกต่างกัน คือ ใบแจ้งหนี้จะออกก่อน เพื่อแจ้งรายละเอียดของสินค้า ราคา และเงื่อนไขต่าง ๆ ซึ่งจะเป็นขั้นตอนก่อนที่ลูกค้าจะได้รับสินค้า แต่เมื่อลูกค้าได้รับสินค้าแล้ว ผู้ขายจะออกใบเรียกเก็บเงิน เพื่อแจ้งยอดที่ต้องชำระ โดยข้อมูลที่อยู่บนเอกสารจะมีความคล้ายคลึงกัน  

ข้อมูลสำคัญที่ควรใส่ในใบเรียกเก็บเงิน (Bill) 

• วันที่ออกใบเรียกเก็บเงิน
• เลขที่ 
• ชื่อและที่อยู่ของผู้ขาย
• ชื่อและที่อยู่ของผู้ซื้อ
• รายละเอียดของสินค้าและบริการ
• ราคาต่อหน่วย
• จำนวนของสินค้าและบริการ
• ยอดรวม
• ภาษีมูลค่าเพิ่ม และภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ถ้ามี) 
• ยอดเงินสุทธิที่ต้องชำระ 
• ช่องทางการชำระเงิน 
• วันครบกำหนดชำระ หรือเครดิตเทอม

ใบเสร็จ (Receipt) คืออะไร ?

เมื่อการส่งสินค้าเสร็จสิ้น และผู้ซื้อจ่ายเงินค่าสินค้าเรียบร้อยแล้ว เอกสารทางการเงินที่สำคัญก็คือ ใบเสร็จรับเงิน 

ใบเสร็จ หรือใบเสร็จรับเงิน (Receipt) คือ เอกสารที่ผู้ขายออกให้แก่ผู้ซื้อ เพื่อเป็นหลักฐานการรับเงินเป็นที่เรียบร้อยแล้ว สิ้นสุดการเป็นลูกหนี้การค้า 

วัตถุประสงค์ของใบเสร็จก็คือ การเป็นหลักฐานในการชำระค่าสินค้าและบริการ สามารถนำไปประกอบการทำบัญชี ขอคืนภาษี และเป็นหลักฐานทางบัญชีต่าง ๆ ซึ่งผู้ซื้อต้องเก็บไว้เป็นหลักฐาน เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาในภายหลัง 

ข้อมูลสำคัญที่ควรใส่ในใบเสร็จ (Receipt) 

• วันที่ออกใบเสร็จ

• เลขที่ 
• ชื่อและที่อยู่ของผู้ขาย
• ชื่อและที่อยู่ของผู้ซื้อ (ถ้ามี) 
• รายละเอียดของสินค้าและบริการ
• ราคาต่อหน่วย
• จำนวนของสินค้าและบริการ
• ยอดเงินที่ได้รับ
• ภาษีมูลค่าเพิ่ม และภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ถ้ามี) 
• ช่องทางการชำระเงิน 

สรุปความแตกต่างของใบแจ้งหนี้  ใบเรียกเก็บเงิน และใบเสร็จ 

เอกสารทั้งสามอย่างนี้มีรายละเอียดที่คล้ายคลึงกัน แต่แตกต่างกันที่ช่วงเวลาที่ออกเอกสารและวัตถุประสงค์ในการใช้

ใบแจ้งหนี้ เป็นเอกสารที่แจ้งรายละเอียดของสินค้าและบริการ ค่าใช้จ่าย และเงื่อนไขต่าง ๆ เพื่อสร้างความเข้าใจที่ตรงกันระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย โดยที่ยังไม่มีการส่งสินค้าหรือชำระเงิน

ใบเรียกเก็บเงิน เป็นเอกสารที่ผู้ขายออกให้แก่ผู้ซื้อ เพื่อแจ้งรายละเอียดการชำระสินค้า โดยจะออกหลังจากที่ผู้ซื้อได้รับสินค้าและบริการเป็นที่เรียบร้อยแล้ว

ใบเสร็จรับเงิน เป็นเอกสารที่เป็นหลักฐานว่าผู้ซื้อได้จ่ายเงินให้แก่ผู้ขายเป็นที่เรียบร้อยแล้ว ออกให้เมื่อการซื้อขายเสร็จสิ้น  

เอกสารทั้งสามอย่างนี้ทำหน้าที่แตกต่างกัน และใช้ในช่วงเวลาที่แตกต่างกัน ซึ่งทั้งผู้ซื้อและผู้ขายจะต้องเก็บหลักฐานต่าง ๆ เอาไว้ เพื่อใช้เป็นหลักฐานทางบัญชี และสำหรับผู้ที่ต้องการขอสินเชื่อหมุนเวียนจากลูกหนี้การค้าเพื่อเพิ่มสภาพคล่อง สามารถนำใบแจ้งหนี้และใบเรียกเก็บเงินมาใช้เป็นหลักฐานในการขอสินเชื่อได้ 

 Funding Societies เรามีสินเชื่อหมุนเวียนสำหรับผู้ประกอบการที่ต้องการเพิ่มสภาพคล่องให้ธุรกิจ โดยการขอสินเชื่อระยะสั้น ไม่ต้องใช้หลักทรัพย์ในการค้ำประกัน ใช้เพียงเอกสารทางการค้า วงเงินสูงถึง 90% ขอมูลค่าใบแจ้งหนี้ สมัครง่าย ผ่านช่องทางออนไลน์ได้เลย ได้รับเงินไว ภายใน 1 วันทำการ ดอกเบี้ยคิดตามระยะเวลาการใช้จริง สมัครขอสินเชื่อเลย 

ข้อมูลอ้างอิง

1. เคลียร์กันตรงนี้! ใบแจ้งหนี้ กับ ใบวางบิล แตกต่างกันอย่างไร?. สืบค้นเมื่อวันที่ 16 พฤษภาคม 2567 จาก https://www.dittothailand.com/dittonews/invoice-vs-billing-note/ 
2. อ่านจุดเสี่ยง ในงบการเงิน.  สืบค้นเมื่อวันที่ 16 พฤษภาคม 2567 จาก https://www.setinvestnow.com/th/knowledge/article/415-tsi-understand-the-risks-in-financial-statement