หนังสือรับรองรายได้คืออะไร ต้องมีรายละเอียดอะไรบ้าง ?

หากเป็นพนักงานประจำ รับรายได้เป็นเงินเดือน ไม่ว่าจะอยู่ภายใต้องค์กรของภาครัฐหรือภาคเอกชน เชื่อว่าคนส่วนใหญ่ต้องเคยได้ยินคำว่า ‘หนังสือรับรองเงินเดือน‘ อย่างแน่นอน เพราะเป็นเอกสารสำคัญอย่างหนึ่งที่ทำหน้าที่การันตีรายได้และสถานะพนักงาน สร้างความน่าเชื่อถือให้พนักงานในการทำธุรกรรมต่าง ๆ  แต่นอกจากจะมีประโยชน์ต่อพนักงานแล้ว ใบรับรองเงินเดือนยังสำคัญสำหรับนายจ้างหรือผู้ประกอบการอีกด้วย

รู้จัก ‘หนังสือรับรองเงินเดือน‘ เอกสารสำคัญที่พนักงานประจำต้องรู้จัก 

หนังสือรับรองเงินเดือน หรือเอกสารรับรองเงินเดือน คือ เอกสารหรือจดหมายทางการ ที่ออกโดยบริษัท ต้นสังกัด หรือนายจ้าง เพื่อรับรองว่าบุคคลดังกล่าวเป็นพนักงานของบริษัท โดยจะระบุทั้งชื่อ-นามสกุล ตำแหน่ง  ระยะเวลาการทำงาน รายได้ที่เป็นจำนวนเต็มไม่หักภาษีและไม่มีในส่วนของรายได้พิเศษ เป็นเอกสารที่น่าเชื่อถือและสามารถนำไปเป็นหลักฐานในการทำธุรกรรมทางการเงิน การติดต่อขอสินเชื่อส่วนบุคคล และเป็นหลักฐานยืนยันอื่น ๆ ได้ 

องค์ประกอบสำคัญของหนังสือรับรองเงินเดือน

  หนังสือรับรองเงินเดือนที่สมบูรณ์และสามารถนำไปเป็นหลักฐานในการทำธุรกรรมทางการเงินได้ ต้องประกอบด้วยข้อมูลสำคัญดังต่อไปนี้ 

• หัวข้อเอกสารที่แสดงข้อความสื่อว่าหนังสือฉบับนี้เป็นหนังสือรับรองเงินเดือน 
• ชื่อบริษัทและโลโก้บริษัท 
• รายละเอียดของพนักงาน 
  • ชื่อ – นามสกุล
  • ตำแหน่งและแผนกที่ทำงาน 
  • เงินเดือนเต็ม ที่ไม่หักค่าใช้จ่าย เช่น ภาษีและประกันสังคม 
  • วันที่เริ่มงาน รวมถึงวันสุดท้ายที่ทำงาน (กรณีที่ลาออกจากบริษัทแล้ว) 

• วันที่ในการออกเอกสาร 
• ลายมือชื่อผู้ออกเอกสาร 
• ตรสงค์ที่นำไปใช้งานดังาประทับของบริษัท (ถ้ามี) 

อายุการใช้งานของหนังสือรับรองเงินเดือน

• หนังสือรับรองเงินเดือนจะมีอายุตามวัตถุประต่อไปนี้ 

• ติดต่อหน่วยงานราชการ มีอายุ 90 วัน นับจากวันที่ออกเอกสาร
• ติดต่อธนาคาร หรือเพื่อทำธุรกรรมทางการเงิน มีอายุ 30 วัน 
• ยื่นประกอบการขอวีซ่า มีอายุ 30 วัน 

เอกสารรับรองเงินเดือนใช้ทำอะไรได้บ้าง ?

สำหรับพนักงาน

1. ใช้ในการทำธุรกรรมทางการเงินต่าง ๆ ของพนักงาน โดยสถาบันการเงินจะขอใบรับรองเงินเดือนเพื่อเป็นเอกสารสำคัญในการขอสินเชื่อต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นการสมัครบัตรเครดิต การขอสินเชื่อซื้อบ้าน การขอสินเชื่อซื้อรถ การขอสินเชื่อส่วนบุคคล และการทำธุรกรรมอื่น ๆ 
2. ใช้ในการยื่นขอวีซ่าเพื่อเดินทางไปต่างประเทศ การเดินทางเข้าประเทศในหลายประเทศจะต้องมีหลักฐานการทำงานที่เป็นหลักเป็นแหล่งและเชื่อถือได้ เพื่อเป็นการยืนยันว่าจะเดินทางกลับประเทศ
3. ใช้เป็นหลักฐานว่าเคยทำงานกับบริษัทที่อ้างถึงจริง ในกรณีที่พนักงานไปสมัครงานที่ใหม่ หนังสือรับรองเงินเดือนจะเป็นหลักฐานสำคัญเพื่อยืนยันประวัติการทำงานและเงินเดือนจริงที่ได้รับ 

 สำหรับนายจ้าง

1. แสดงความเป็นมืออาชีพและน่าเชื่อถือของบริษัท เนื่องจากเป็นหนังสือที่ออกอย่างเป็นทางการ มีการแสดงที่อยู่และประทับตราบริษัท 
2. ใช้เป็นหลักฐานในการจัดการด้านเงินเดือนและสวัสดิการ ไม่ว่าจะเป็นการปรับเงินเดือน การจัดสรรสวัสดิการพนักงานต่าง ๆ 

รวมคำถามพบบ่อย เกี่ยวกับหนังสือรับรองเงินเดือน 

หุ้นส่วนหรือกรรมการบริหารสามารถออกหนังสือรับรองเงินเดือนให้ตัวเองได้ไหม ?

  โดยทั่วไปแล้ว หากมีตำแหน่งในบริษัทและมีการจ่ายเงินเดือน ทางบริษัทสามารถออกใบรับรองเงินเดือนให้ได้ โดยให้ผู้จัดการแผนกทรัพยากรบุคคลเป็นผู้เซ็นรับรอง แต่ในกรณีที่เป็นเจ้าของกิจการหรือหุ้นส่วน แนะนำให้ยื่นเอกสารรายได้ในฐานะเจ้าของกิจการ โดยยื่นเอกสารงบการเงินของบริษัท หรือหนังสือรับรองการจดทะเบียนบริษัท จะน่าเชื่อถือมากกว่า 

ใบรับรองเงินเดือนใช้เป็นเอกสารในการขอสินเชื่อสำหรับการทำธุรกิจได้หรือไม่ ?

  สามารถแบ่งเป็น 2 กรณี 

กรณีที่ 1 หากว่าใบรับรองเงินเดือน กับบริษัทที่ขอสินเชื่อทำธุรกิจคือที่เดียวกัน โดยปกติแล้วทางธนาคารจะขอเอกสารทางการเงินอื่น ๆ เพิ่มเติม เช่น แผนธุรกิจ หลักฐานการจดทะเบียนธุรกิจ งบการเงิน 

กรณีที่ 2 หากเป็นเจ้าของธุรกิจอื่นที่มีรายได้ประจำจากบริษัท การยื่นหนังสือรับรองเงินเดือนประกอบ ก็จะเพิ่มความน่าเชื่อถือในการขอสินเชื่ออีกทางหนึ่ง 

หนังสือรับรองเงินเดือนกับสลิปเงินเดือน เหมือนหรือแตกต่างกันอย่างไร ?

หนังสือรับรองเงินเดือนจะเป็นเอกสารจากบริษัทที่ออกเป็นทางการ แสดงรายละเอียดของการจ้างงาน มีหัวจดหมายชัดเจน มักใช้เป็นหลักฐานทางธุรกรรมหรือการติดต่อที่เป็นทางการ เช่น การขอสินเชื่อ ขอวีซ่า 

ส่วนสลิปเงินเดือน จะบอกรายละเอียดการจ่ายเงินเดือน, ภาษีที่หัก ณ ที่จ่าย, รายได้พิเศษ, ค่าสวัสดิการ, ค่ากองทุนสำรองเลี้ยงชีพ รวมถึงรายได้ที่บริษัทจ่ายให้พนักงานทั้งปี 

หนังสือรับรองเงินเดือนเป็นเอกสารสำคัญของบริษัท ทั้งฝ่ายลูกจ้างและนายจ้าง และสำหรับผู้ที่กำลังมองหาสินเชื่อเพื่อธุรกิจ เพื่อนำไปขยายกิจการให้เติบโตและต่อยอดความสำเร็จ ที่ Funding Societies เราคือแพลตฟอร์มระดมทุนคราวด์ฟันดิงที่เชื่อถือได้ ให้คุณเลือกสินเชื่อที่ตอบโจทย์การทำธุรกิจได้หลายประเภท ได้แก่ สินเชื่อหมุนเวียนจากลูกหนี้การค้า สินเชื่อใบสั่งซื้อ สินเชื่อธุรกิจโครงการ และสินเชื่อระยะสั้นเพื่อธุรกิจ สนใจขอสินเชื่อหรือต้องการสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม กรอกแบบฟอร์มแล้วรอเจ้าหน้าที่ของเราติดต่อกลับ 

ข้อมูลอ้างอิง 

1. หนังสือรับรองเงินเดือน สำคัญอย่างไร ใช้ทำอะไรได้บ้าง. สืบค้นวันที่ 29 สิงหาคม 2567 จาก https://th.jobsdb.com/th/career-advice/article/salary-confirmation-letter